FİLO YÖNETİMİ NEDİR?

Şirkete ait olan öz mal araçların bir düzen içerisinde uyumlu yönetilmesi, şirket ya da şirketler topluluğu veya orta ölçekli işletmelerin dağıtım, satış pazarlama departmanı, nakliye, şirket içi için kullanılan filonun filo araçlarının vergi ödemeleri, tamir ve bakım, muayene, filo maliyetlerini ve şirket giderlerini kontrol etmek maksadıyla yürütülen operasyona filo yönetimi denir.

FİLO YÖNETİMİNDE İŞLEYİŞİ

Yeni dönemde iki türlü filo yönetimi ortaya çıkmıştır. Lojistik filo yönetimi ve idari filo yönetimi.

Lojistik filo yönetimi daha çok yurt içi ve uluslararası taşımacılık yapan kargo şirketleri veya büyük ölçekli firmalar ve gümrükleme yapan işletmelerde kullanılır

.

İdari filo yönetimi de holdingler, şirketler, bünyesinde bir den fazla işletme bulunan gruplar, satış pazarlama, nakliye ve taşımacılık yapan işletmelerde kullanır.

Şirketlerin filo sayısındaki kayıtlı araçların sayısının hızla artması, işletmelere yönetmeleri gereken birçok yeni sorumluluklar ortaya çıkarmaktadır. Bu sorumlulukların sayısal olarak artmasının yanında kapsam ve riskler açısından da karmaşık hale gelmiştir. Filo yönetimin kapsamındaki bu değişiklik, işletmelere araç sayılarıyla orantılı olmak üzere konusunda uzman, detayları takip eden filo yönetim personelinin istihdam edilmesini zorunlu kılmaktadır.

İşletmeler kendi bünyelerinde muhasebe, finansman, idari işler vb. birimlerine ilaveten filo yönetim birimi kurmalıdır. Geleneksel işletmelerde idari işler birimince yürütülen filo yönetim faaliyetleri, bu birimin kapsamı dışına taşmakta ve müstakil bir birim olarak kurgulanma mecburiyetini ortaya çıkmaktadır. 

İDARİ İŞLER FİLO YÖNETİMİ

Oluşturulacak Filo Yönetim Biriminin Görev Alanlarını şöyle özetleyebiliriz:

 1-Şirket araç ihtiyacının tespit edilmesi, adet ve teknik özelliklerinin üst yönetime bildirilmesi.

2-Satın alınan veya kiralanan araçların sürücülere teslimi ve zimmetlenmesi.

3-Sürücülerin işe alınması, eğitimi, denetimi ve sürücü performanslarının değerlendirilmesi.

4-Araç ve sürücülerle ilgili yasal belge zorunluluklarının tespiti, tedariki ve sürecin izlenmesi.

5-Araç bakım onarımlarının verimli şekilde yürütülmesi.

6-Meydana gelecek kazaları ve hasar işlemlerinin takibi.

7-Kiralama yoluyla edinilen araçların kiralama sözleşmelerinin takibi ve kiralama firması ile ilgili ilişkilerin sürdürülmesi.

8-Araç ve sürücülerin denetlenmesi maksadıyla araç takip sistemi, yakıt takiplerinin izlenerek gerekli istatistiklerin üst yönetime bildirilmesi.

9-Araçlarla ilgili bakım, sigorta, hasar vb. tedarikçilerin ve sözleşmelerin şirket lehine azami şekilde yapılması.

10-Araçların 2.elde uygun şekilde değerlendirilmesi, satışının gerçekleştirilmesi.

11-Araç arşiv ve bakım-onarım-hasar dosyalarının düzenli şekilde tutulması ve değerlendirmeler için hazır bulundurulması.

12-Verimlilik esasına göre uygun olmayan araç sürücüleri ve araçlar takip edilerek üst yönetime bilgi verilmesi.

13-Şirket bünyesinde ki araç ve sürücü stokunun güncel olarak tespit edilmesi.

14-Sürücü, yolcu ve yük güvenliğinin sağlanması için gerekli iş güvenliği ve trafik güvenlik tedbirlerinin alınması.

KURUM İÇİ ARAÇ UYGULAMA YÖNETMELİĞİ

Şirket filo yönetim hizmetlerinin verimli sürdürülebilmesi için kurum içi Uygulama Yönetmeliği’nin kurum içerisinde hazırlanarak yürürlüğe alınması gerekmektedir. Filo Uygulama Yönetmeliği ile; firma bünyesinde kullanılacak filo araçların seçimi, yönetimi, kullanım amacıyla talep edilmesi, araçların bakım ve güvenlik önlemi yöntemlerinin belirlenmesi ve etkin bir şekilde kullanımının sağlanması ile ilgili filo yönetim uygulama esasları belirlenmiş olmalıdır.

Uygulama talimatı ile filo daki araçların ve sürücülerin verimlilik ve tasarruf esasına göre çalışmasını temin etmek amaçlanmaktadır.

Uygulama talimatı, şirketteki bütün personeli kapsar. Filo araçların çalışma esasları ve sürücüler ile yöneticilerin görev ve sorumlulukları açıkça belirtilmelidir.

Filo araç uygulama yönetmeliğinde aşağıdaki hususlar detaylı bir şekilde belirtilmelidir:

1-Uygulama yönetmeliğinin kapsamı.

2-Araç ve personelle ilgili tanımlar, görev tanımları.

3-Filo yönetim biriminin kullanacağı standart form örnekleri;

   a-Araç bakım formu

   b-Araç teslim ve zimmet formu

   c-Trafik kazası ve takip formu

   d-Araç tahsisi teslim formu

   e-Satın alma/Kiralama ve Satış Talep formu

   f-Ödeme bildirim formu

4–İş akışı ile ilgili detaylar

5-Şirket araçlarının teslimi, zimmetleri ile ilgili detaylar

6-Şirket araçlarının bakım onarım prosedürü

7-Araçlarda yakıt-ogs limitleri ve kullanımı

8-Şirket araçlarının koruma ve güvenlik tedbirleri

9-Sürücülerin işe alınması ve eğitim süreç detayları

10-Araçların sigortalanması ile ilgili işlemler

11-Trafik kaza ve hasar anında yapılması gereken işlemler

Yukarıda bahis edilen söz konusu detayların araç filo yönetmeliğinde belirlenmesi neticesinde Kim? Nerede? Ne zaman? Neyi? Nasıl Yapacak? Sorularının cevabı karşılık bulmuş olacaktır.